5. 8. 2014
Plánujeme stále. Když jsme na schůzce s klientem, když brainstormujeme se svými kolegy, když máme poradu i když večer usínáme a hlavou se nám honí různé myšlenky na práci. Plánování je naprosto nezbytnou součástí podnikání a je proto nutné jej nepodceňovat. Přesto ale řada z nás dělá chyby, které nám mohou naše plány zhatit.
Jak? Jednoduše je nesplníme. Nebo je splníme špatně. Chyba ale není nikde jinde, než na naší straně. Napadlo mne proto napsat pár nejčastějších chyb, kterých si ve svém okolí všímám.
Největší chybou je neplánování. Popravdě trochu nechápu lidi, co neví. Neví, co se životem. Neví, kam chtějí jednou dojít. Neví, kam se má ubírat jejich firma a tak podobně. Plánování ale není jen o tom, že si něco řeknete, je to mnohem složitější. Definovat svůj cíl je základ, vy ale musíte stanovit i cestu, kterou k němu dojdete. Pokud chcete třeba vydělat milion, musíte najít způsob, jak jej opravdu vyděláte.
Různé motivační knihy nám říkají, že si máme své cíle napsat a že je každý den uvidíme, čímž se jim budeme přizpůsobovat. Nevidím to tak abstraktně, ale připomínat si, jaké máme plány a proč vlastně děláme to, co děláme, by měl asi každý z nás. Mít dobře naplánovány svoje další kroky je vždycky výhodou. A ještě lepší je, když se o ně s někým podělíte. Mnohdy přijdete ke strašně super myšlenkám a nápadům.
Znáte ty dny, kdy odcházíte z práce nadšeni, kolik jste toho udělali? Já je znám velice dobře, přímo je miluju. Člověk pak má takový ten cool pocit, že tento den nepromarnil, i když v tom předchozím udělal také hodně práce, ale tento pocit se nedostavil. Naopak špatné jsou ty dny, kdy si říkáte, že se nic moc nestalo. Moc se toho neudělalo, chodili jste celý den po kanceláři, koukali do monitoru a nevěděli, čeho se chytnout. A to třeba právě proto, že jste nevěděli, na co se zaměřit.
Sám na sobě jsem zjistil, že je nesmírně důležité vědět, co dnes budu dělat. Ale ne jen tak obecně, ale velice konkrétně. Nestačí mít v hlavě úkol, že musíme co nejdřív spustit nové webové stránky. Můj dnešní úkol je specifičtější – musím třeba napsat texty. Když tedy ráno usedám ke stolu, tak už vím, co vše mám dnes udělat. Osobně používám Trello, kam si i ve firmě jednotlivé úkoly píšeme a postupně je archivujeme podle toho, kdy jsou hotové.
Hodně plánů = hodně výsledků. Pokud na zítřejší den nemáte nic naplánováno, těžko něčeho dosáhnete. Já si třeba každý měsíc dávám úkoly, které musím stihnout. Každý večer si sednu a z těchto úkolů si vybírám ty, které chci udělat zítra. Je to zábava, připadám si totiž jak v restauraci, když si prohlížím denní menu. Samozřejmě se do toho objeví mnoho nečekaných úkolů, ale s těmi je vždy nutno počítat.
Sám k sobě přistupuji jak k naprostému idiotovi. Píšu si všechno. Nejen na schůzkách s klienty, ale i sám pro sebe. Teď mě něco napadlo, tak to rychle zapíšu, protože jinak na to brzy zapomenu. Když mě někdo o něco požádá, neváhám a hledám, kam si to zapsat. Na poradách dělám totéž, píšu si všechno. I když se bavíme o klientech a já mnohdy nevím všechny podrobnosti, píši si alespoň obecně, jak na tom vlastně v tuto chvíli jsme.
K zapisování používám opět Trello. Je super mít vše pod jednou střechou. Na schůzkách používáme sdílenou firemní složku na Google Disku, kde můžeme na jednom místě zapisovat poznámky a na druhé s nimi v reálném čase už pracovat (pro klienty velice efektivní). Na dlouhoudobější informace mám Copy, kam zálohuji to, co teď aktivně nepotřebuji, ale do budoucna je to důležité. No a na Macu používám ještě lístečky na plochu.
Ze zkušenosti vím, že člověk, který si nepíše, nikdy neudělá vše. Unikají mu detaily, opemene něco důležitého nebo třeba něco úplně vypustí. On za to nemůže, není hloupý, ale jelikož si nikdy nedokážeme zapamatovat úplně vše, sází tím na to, že si zapamatoval alespoň to důležité. A to je sázka, která se může prodražit.
Když budujete firmu, je toho šíleně moc. Musíte řešit vše od maličkostí po zásadní povinnosti. Samozřejmě se snažíte maximum věcí delegovat, ale zejména na začátku nezvládnete předat jiným všechno. Je to tak ale i v reálném životě, valí se na vás spousta povinností a vy nevíte, kterou jako první odbavit. Vše je tedy o vašich prioritách.
Třeba před pár dny jsem měl podle bodu 2 krásně naplánován celý den. Jenomže programátor přišel s tím, že bude muset nečekaně odjet, a proto by potřeboval na projektu, který pro mě dělal, co nejvíce zapracovat ihned. Bylo to pro mě důležité, a proto jsem tomu přidal nejvyšší prioritu, svoje plány odsunul a věnoval se tomuto. Kdybych se chtěl držet svého rozvrhu, o hodně bych přišel.
To ale platí i o schůzkách. Občas je nutné je přeložit. Nikdo z nás to nedělá rád, protože to vypadá trochu neslušně, ale hald den má jen 24 hodin. I v ten den, co jsem musel věnovat programátorovi, jsem schůzku odložil. Nebyla pro mě tak důležitá, a tak jsem ji vyřídil druhý den. Nic se nestalo.
Já moc neholduji všem těm GTD a time-managementovým metodám, které na nás v dnešní době hučí ze všech stran. Když to občas poslouchám a vidím, jak si lidé měří čas na vteřinu, plánují si vše do poslední minuty a celý den mají nalajnovaný od rána až do večera, tak si tak říkám, kdy vůbec stačí přemýšlet? Vždyť přeci právě to plodí všechnu tu naši efektivitu!
Já si v každém měsíci dávám alespoň pár dní volno. Nepracuji. Nebo jen velmi omezeně. Ten čas ale netrávím úplně nepracovně, hodně přemýšlím. Přemýšlím nad aktuální prací, nad problémy, které nás trápí, nad našimi plány, projekty, lidmi, klienty a nad mnoha dalšími tématy. Když se pak vracím do práce, mám plno nových nápadů, které můžu začít prezentovat dál. Čas na přemýšlení je pro mě strašně důležitý.
Jaké největší chyby ve svém plánování vidíte vy? Co vám nejvíce pomáhá? Jaké nástroje používáte?
5. 8. 2014
Petra Mikulášková: Ty zmíněné nástroje vypadají sice zajímavě, ale odpor k D.K. je větší.
Naprosto souhlasím s každým bodem!
Jen mám problém se systémy. Zkoušel jsem různé „To-do“ aplikace, kam jsem si zapisoval plány, úkoly, nápady a další, ale nikdy jsem u žádné nezůstal.
Nějaká rada? Co to Trello?
Skvělý přístup. Používám malý, A7 nebo A6 zápisník, kde si během dne zapisuji, co je potřeba. Cokoliv. Pak si k tomu večer sednu, co lze vyřešit hned, udělám hned, co ne, dám do plánu buď na zmiňované Trello nebo Google kalendář a je to. Články, tipy či poznámky ze sociálních sítí posílám do Gmail složky a pak následně buď hned vyřizuji/čtu, nebo ukládám na pozdější práci. Hlavní je, jak říkáš, psát si to. V práci si o mně myslí, že jsem bonzák, furt běhám s notýskem a píšu 😉
Ahoj Jirko,
Držím ti palce, píšeš dobre.
Musím říct, že sdílím stejný názor – když si celý den naplánuji a vím přesně, co mám dělat, jede to jako po másle a večer si říkám, jak super to byl den. Další skvělou věcí je monitorování času, ať už přes RescueTime, Toggl nebo obyčejné zápisky v notepadu. Pak zjistíte, že během doby, kdy si myslíte, že pracujete, ve skutečnosti pracujete třeba jen 50% času (a zbytek času děláte nepodstatné úkoly, projíždíte FB a podobně).
A Trello je super. Škoda, že nemají offline aplikaci pro Windows 8.
Ja mám asi najväší problém s tým že plánujem ale často krát iba ťažko dokážem určiť prioritu že čo je v momentálnej chvíli najdôležitejšie urobiť. Nedávno som si tiež začal všetko zapisovať a môžem to iba chváliť veľmi to pomáha. Najradšej si ale zapisujem niekde na isté A4 papiery a strašne u toho ale škaredo píšem lebo niekedy nestíham písať čo ma všetko napadá 🙂
Pro plánování práce s kolegy používám trello nebo basecamp. Jinak thunderbird, google drive, google kalendář a pro plánování samozřejmě blok, díář a tužku 🙂
Pro počítání času stráveném prací na jednotlivých úkolech se mi osvědčila harvesapp. Jak si vy ostatní hlídáte kolik času jste strávili prací pro jednoho klienta?
Presne tak kdyz jsem si nic nenaplanoval tak jsem dalsi den nevedel co delat driv. A abych si vse planoval do minuty nejsem blazen chci i zit a kolikrat prijde necekana okolnost. Ja mam dite a zkousel jsem si vse planovat tak jsem neuspel protoze nektere naratove veci musite udelat hned a castokrat plan stroskotal.
U těch nástrojů postrádám nějaké CRMko. Při pár klientech se to dá zvládat, ale jak člověk řeší více klientů zaráz…
Už to tak snadné není si vše pamatovat a ideálně to mít v jedné aplikaci vše od faktur po mejlovou komunikaci a kdo má co za úkoly.
Používám http://www.anabix.cz/ http://fapi.cz/ http://www.smartemailing.cz/ mezi sebou to komunikuje a ač většina lidí nemá Kirše ráda, tak toto se mu podařilo. Něco schopného pro ČR vytvořit.