Největší chyby, které při plánování své práce můžete udělat

Plánujeme stále. Když jsme na schůzce s klientem, když brainstormujeme se svými kolegy, když máme poradu i když večer usínáme a hlavou se nám honí různé myšlenky na práci. Plánování je naprosto nezbytnou součástí podnikání a je proto nutné jej nepodceňovat. Přesto ale řada z nás dělá chyby, které nám mohou naše plány zhatit.

Jak? Jednoduše je nesplníme. Nebo je splníme špatně. Chyba ale není nikde jinde, než na naší straně. Napadlo mne proto napsat pár nejčastějších chyb, kterých si ve svém okolí všímám.

1) Neplánujete

Největší chybou je neplánování. Popravdě trochu nechápu lidi, co neví. Neví, co se životem. Neví, kam chtějí jednou dojít. Neví, kam se má ubírat jejich firma a tak podobně. Plánování ale není jen o tom, že si něco řeknete, je to mnohem složitější. Definovat svůj cíl je základ, vy ale musíte stanovit i cestu, kterou k němu dojdete. Pokud chcete třeba vydělat milion, musíte najít způsob, jak jej opravdu vyděláte.

Různé motivační knihy nám říkají, že si máme své cíle napsat a že je každý den uvidíme, čímž se jim budeme přizpůsobovat. Nevidím to tak abstraktně, ale připomínat si, jaké máme plány a proč vlastně děláme to, co děláme, by měl asi každý z nás. Mít dobře naplánovány svoje další kroky je vždycky výhodou. A ještě lepší je, když se o ně s někým podělíte. Mnohdy přijdete ke strašně super myšlenkám a nápadům.

2) Máte málo plánů

Znáte ty dny, kdy odcházíte z práce nadšeni, kolik jste toho udělali? Já je znám velice dobře, přímo je miluju. Člověk pak má takový ten cool pocit, že tento den nepromarnil, i když v tom předchozím udělal také hodně práce, ale tento pocit se nedostavil. Naopak špatné jsou ty dny, kdy si říkáte, že se nic moc nestalo. Moc se toho neudělalo, chodili jste celý den po kanceláři, koukali do monitoru a nevěděli, čeho se chytnout. A to třeba právě proto, že jste nevěděli, na co se zaměřit.

Sám na sobě jsem zjistil, že je nesmírně důležité vědět, co dnes budu dělat. Ale ne jen tak obecně, ale velice konkrétně. Nestačí mít v hlavě úkol, že musíme co nejdřív spustit nové webové stránky. Můj dnešní úkol je specifičtější – musím třeba napsat texty. Když tedy ráno usedám ke stolu, tak už vím, co vše mám dnes udělat. Osobně používám Trello, kam si i ve firmě jednotlivé úkoly píšeme a postupně je archivujeme podle toho, kdy jsou hotové.

Hodně plánů = hodně výsledků. Pokud na zítřejší den nemáte nic naplánováno, těžko něčeho dosáhnete. Já si třeba každý měsíc dávám úkoly, které musím stihnout. Každý večer si sednu a z těchto úkolů si vybírám ty, které chci udělat zítra. Je to zábava, připadám si totiž jak v restauraci, když si prohlížím denní menu. Samozřejmě se do toho objeví mnoho nečekaných úkolů, ale s těmi je vždy nutno počítat.

3) Nepíšete si

Sám k sobě přistupuji jak k naprostému idiotovi. Píšu si všechno. Nejen na schůzkách s klienty, ale i sám pro sebe. Teď mě něco napadlo, tak to rychle zapíšu, protože jinak na to brzy zapomenu. Když mě někdo o něco požádá, neváhám a hledám, kam si to zapsat. Na poradách dělám totéž, píšu si všechno. I když se bavíme o klientech a já mnohdy nevím všechny podrobnosti, píši si alespoň obecně, jak na tom vlastně v tuto chvíli jsme.

K zapisování používám opět Trello. Je super mít vše pod jednou střechou. Na schůzkách používáme sdílenou firemní složku na Google Disku, kde můžeme na jednom místě zapisovat poznámky a na druhé s nimi v reálném čase už pracovat (pro klienty velice efektivní). Na dlouhoudobější informace mám Copy, kam zálohuji to, co teď aktivně nepotřebuji, ale do budoucna je to důležité. No a na Macu používám ještě lístečky na plochu.

Ze zkušenosti vím, že člověk, který si nepíše, nikdy neudělá vše. Unikají mu detaily, opemene něco důležitého nebo třeba něco úplně vypustí. On za to nemůže, není hloupý, ale jelikož si nikdy nedokážeme zapamatovat úplně vše, sází tím na to, že si zapamatoval alespoň to důležité. A to je sázka, která se může prodražit.

4) Nestanovujete priority

Když budujete firmu, je toho šíleně moc. Musíte řešit vše od maličkostí po zásadní povinnosti. Samozřejmě se snažíte maximum věcí delegovat, ale zejména na začátku nezvládnete předat jiným všechno. Je to tak ale i v reálném životě, valí se na vás spousta povinností a vy nevíte, kterou jako první odbavit. Vše je tedy o vašich prioritách.

Třeba před pár dny jsem měl podle bodu 2 krásně naplánován celý den. Jenomže programátor přišel s tím, že bude muset nečekaně odjet, a proto by potřeboval na projektu, který pro mě dělal, co nejvíce zapracovat ihned. Bylo to pro mě důležité, a proto jsem tomu přidal nejvyšší prioritu, svoje plány odsunul a věnoval se tomuto. Kdybych se chtěl držet svého rozvrhu, o hodně bych přišel.

To ale platí i o schůzkách. Občas je nutné je přeložit. Nikdo z nás to nedělá rád, protože to vypadá trochu neslušně, ale hald den má jen 24 hodin. I v ten den, co jsem musel věnovat programátorovi, jsem schůzku odložil. Nebyla pro mě tak důležitá, a tak jsem ji vyřídil druhý den. Nic se nestalo.

5) Nemáte čas na přemýšlení

Já moc neholduji všem těm GTD a time-managementovým metodám, které na nás v dnešní době hučí ze všech stran. Když to občas poslouchám a vidím, jak si lidé měří čas na vteřinu, plánují si vše do poslední minuty a celý den mají nalajnovaný od rána až do večera, tak si tak říkám, kdy vůbec stačí přemýšlet? Vždyť přeci právě to plodí všechnu tu naši efektivitu!

Já si v každém měsíci dávám alespoň pár dní volno. Nepracuji. Nebo jen velmi omezeně. Ten čas ale netrávím úplně nepracovně, hodně přemýšlím. Přemýšlím nad aktuální prací, nad problémy, které nás trápí, nad našimi plány, projekty, lidmi, klienty a nad mnoha dalšími tématy. Když se pak vracím do práce, mám plno nových nápadů, které můžu začít prezentovat dál. Čas na přemýšlení je pro mě strašně důležitý.

Jaké největší chyby ve svém plánování vidíte vy? Co vám nejvíce pomáhá? Jaké nástroje používáte?