Každá schůzka musí mít svůj výstup

Každý den jednám s nějakým programátorem, textařem, grafikem nebo třeba s jedním z našich klientů. Schůzky vždy mají nějaký cíl, kvůli kterému se konají. Je jedno, s kým je vedete. Co je ale spojuje, je důvod jejich konání a výstup.

Dříve jsem to neuměl, ale postupně se to naučil. Pokud si ke konci schůzky neshrnete vše, co jste probrali, a nedáte si termíny, do kdy se má co udělat, nikdy se žádného výstupu nedočkáme. Muže jít o řadu úkolů:

• Grafik má poslat první náhled.
• Programátor má upravit něco na webu.
• Korektor má poslat první část práce.
• Klient má dodat potřebné informace.

A mnoho dalšího. Zvláště klientovi je někdy těžké dát úkol, ale je to proste potřeba. Už se nám stalo, že klient něco odsouhlasil na schůzce, ale neposlal potřebné materiály. To pak zdržuje nejen sebe, ale i nás. A proto už se s klienty domlouváme na termínu, do kdy nám něco pošlou atd.

Taky se mi osvědčilo výstup někam zapsat. My používáme třeba Trello. Ráno máme meeting a dáváme si úkoly na celý den. Pokud to nezapíšeme do Trella, určitě se to neudělá. Klientovi je dobré výstup sepsat do emailu a na jeho konec ještě jednou sepsat úkoly. To mu poslat a nechat si potvrdit.

Občas si připadám trochu divně, když jednu věc opakuji už potřetí, ale je to prostě potřeba. Často se na schůzkách probírá mnoho věcí, je toho hodně a ne všichni si zapíší vše, co potřebujete. Třeba programátor neví, co je pro vás nejdůležitější atd. Tak mu to musíte říct a dát mu termín. Jinak nemáte žádnou kontrolu…