Vlastní kancelář: Jak si ji zařídit, proč a na co při tom nezapomenout?

Ve svém nedávném článku jsem vás informoval o tom, jak a proč jsem si zařídil kancelář. Byl to obrovský zážitek a velká zkušenost. Pokud už svou kancelář máte, určitě si vzpomenete na moment, kdy jste do své úplně první kanceláře vešli poprvé. Ten pocit, že to všechno je „moje“ a že teď už máte vlastní kancelář, je nezapomenutelný.

Co to znamená, mít vlastní kancelář?

Přitom stačí opravdu málo. Kancelář je podle mne mylně označována za nějaký luxus. To, že pracuji ve vlastní kanceláři, vůbec nic nevypovídá o kvalitách mých služeb či o mém finančním zajištění. Rozhodně to není ani projev jakéhosi rozmachu či čehokoliv jiného. Nepovažuji se za někoho lepšího proto, že mám kancelář. Někdo v ní pracuje proto, že prostě musí.

Já jsem si kancelář zařídil z podobného důvodu. Je mi dvacet a mám to štěstí, že stále mohu žít v našem rodinném domku společně s rodiči. Jsem za to velmi vděčný, ale co se práce týče, byl to problém. Mít pracovní stůl vedle postele je trochu nepohodlné. Velmi to snižovalo mou produktivitu a celkově pohodlí při práci. Proto jsem se rozhodl investovat do kanceláře, což můj problém skvěle vyřešilo.

Do kanceláře se podle mě nemusí bát investovat nikdo, kdo si myslí, že mu v práci pomůže. Já teď mám více možností, lépe se mi pracuje, což se projevilo i na kvalitě mé práce. Mohu si sem pozvat klienty, mohu zde diskutovat se svými kolegy, mohu si práci více roztřídit. Zároveň ji mohu oddělit i od osobního života a udělám toho více za kratší dobu. V kanceláři se nebavím, ale pracuji. Doma se bavím a učím, hodně čtu a relaxuji. Oddělit soukromí od práce je pro mnohé dost těžké, já se zatím držím (tak snad to vydří 😀 ).

Jak si zařídit kancelář?

Je to snadnější, než se zdá. Nikdy jsem to nedělal, takže jsem postupoval podle vlastního instinktu, který velil „internet“. Googlil jsem tedy všechny dostupné kanceláře v okolí a dostal jsem se k několika zajímavým možnostem, nicméně s velmi vysokými cenami, kde nájem byl třeba 20 tisíc za měsíc. To si opravdu dovolit ještě nemohu, takže to nepřipadalo v úvahu. Hledal jsem tedy dál, ale nacházel v podstatě to samé. Buď byla kancelář příliš drahá, nebo byla ve špatném stavu či na špatném místě.

Při výběru se totiž musíte zajímat i o to, kde kancelář bude umístěna. Dbejte hlavně na následující:

• klidné okolí (jednou z možností byla zajímavá kancelář poblíž centra, nicméně dozvěděl jsem se, že budovu naproti budou brzy demolovat a stavět znovu, takže dlouhodobě hodně prachu, hluku, moc pohybu a rušení při práci),
• mnoho možností (nejlepší kancelář, kterou jsem na internetu našel, byla skoro za městem, špatně dostupná a daleko od jakéhokoliv obchodu, restaurace a podobně),
• pohyb kolem vás (moc lidí kolem vás může představovat i problém, raději klidnější oblast s dostatečným zabezpečením).

A mnoho dalšího. Já se původně zajímal o kancelář v jednom obchodním centru. Byla cenově dostupná, nájem 2400 Kč za měsíc, kousek od centra, naproti skvělá kavárna, obchody a další. Bohužel se řídila otevíracími dobami obchodu, takže jsem byl omezen vietnamskými provozovateli, a to pro mě bylo nepříjemné. Chci mít kancelář dostupnou stále a kdykoliv. Nechal jsem si ji tedy jako nejhorší variantu.

Zajímavé je, že ani tuto kancelář jsem nenašel na internetu. Vykašlete se na realitní kanceláře a jděte do města. Projděte celé město a vejděte i do budov, kde to vypadá, že je vše plné a nic tam nenajdete. Já vešel i do lékárny, protože nad ní bylo několik oken, kde by snad mohly být kanceláře. Vyšlo to. Dnes mám sice o dost vyšší nájem než vedle vietnamského obchodu, ale jsem v krásné moderní budově s neomezeným přístupem, naproti obchodního domu, kousek od několika restaurací, hlavní pošty, autobusové zastávky a mnoho dalšího. Celý objekt střeží bezpečností agentura, mám hezký výhled a vše je zcela v pořádku. A za to to stálo.

Kolik stojí kancelář?

Jak už jsem naznačil, ceny se pohybují od 2000 Kč až do desítek tisíc korun měsíčně. To se ale bavíme o nájmu. Vy toho musíte platit více:

• nájem – je stanoven smluvně dle dohody, dost často se dá i smlouvat, někde se vás na vaši představu o ceně i zeptají,
• další výdaje – platíte elektřinu, vodu, topení, popelnici před barákem, příspěvek na výtah, správce budovy a další a další (některé z těchto položek jsou započteny už v nájmu, všude to mají jinak).

Já například přispívám i na ten výtah. Nelze to odmítnout. Nemůžete říct, že nebudete využívat výtah nebo že nepotřebujete popelnici. Prostě to tak je a je to součástí smlouvy. Buď berete, nebo necháte být. Je ale pravda, že tyto poplatky nejsou příliš velké a jedná se většinou třeba o 100 Kč a podobně. Horší je elektřina, na které já propálím nejvíce. Celkově se vším se s přehledem vejdu do 10.000 Kč měsíčně.

Kolik stojí vybavení kanceláře?

Největší investice je vždy na začátku. Já se naštěstí na vlastní kancelář připravoval dopředu, takže jsem neutrácel za blbosti a šetřil. Musíte ale nakoupit veškeré vybavení. Od odpadkového koše až po stůl a sedačku. Já mám v kanceláři sestavu skříní, sedačku, kancelářské křeslo, židle pro hosty a hlavně velký pohodlný stůl.

Ten jsem si nedokázal vybrat v obchodech, takže jsem do něj musel investovat více. Pro mne je stůl základ. Mám rád velké (říká se hluboké) stoly, na nichž se mohu roztáhnout. Nesnesu, když mi věci začnou padat ze stolu, když si notebook posunu kousek dál. Potřebuji hodně prostoru a stoly se většinou dělají kolem 70-80 centimetrů hluboké, já potřeboval alespoň metr, což jen tak neseženete. Takže jsem si objednal truhláře a nechal si stůl udělat na míru. Nepotřebuji moc šuplíků či skříněk, stačí mi i čtyři nohy a pořádná deska.

Myslím si, že se vybavení dá koupit do 50.000 Kč. V kanceláři o rozloze 25m² toho moc nevymyslíte, takže to chce přemýšlet prostorově úsporně. Pro mě byl důležitý stůl a sedačka, jenomže nějakou skříň vždy využijete. Jako dekoraci posloužily překrásné obrazy, jež jsem si našel na internetu.

Do výdajů si započtěte i naprosté detaily jako například cedulka na dveře, varná konvice, podruhé zmiňovaný odpadkový koš, krabičky na propisky a podobně. Je toho moc, co všechno musíte nakoupit. Chce to vzít kreditku, zatnout zuby a vypravit se do obchodu. Výsledek bude stát za to.

Pokud budete mít štěstí a bude vám to připadat lepší, možná najdete k pronájmu i vybavené kanceláře. Nabízejí se často, i když v mém okolí jsem žádnou nenašel.

Jak se kancelář pronajímá?

Nebojte se zeptat na cokoliv. Jakmile se sejdete s člověkem, od něhož si chcete prostor pronajmout, nebuďte vzadu, ale jděte do útoku. Zeptejte se na jakoukoliv blbost. Třeba v jedné kanceláři jsem zjistil, že bych musel 14 dní v kuse každé 2 měsíce vytírat obrovskou chodbu, po níž skoro ani nebudu chodit. To mi docela vadilo, ale nešlo s tím nic dělat. Kdyby nevyšla jiná kancelář, musel bych se s tím smířit. Zde nemám žádné uklízečské povinnosti, uklízím jen svoji kancelář. Kdybych se na to tehdy nezeptal, ani bych se to nedozvěděl. Dost často pronajímatelé zatajují nepříjemné informace, dokud se na ně samy nezeptáte. A po podpisu smlouvy to za ty dohady často nestojí.

Poměrně často se po podpisu smlouvy platí třeba 3 nájmy dopředu. Ve smlouvách zase bývá tříměsíční výpovědní lhůta. Jinými slovy vás mohou vyhodit, ale odejít můžete až po třech měsících. A naopak vy můžete kdykoliv odejít, ale musíte tři nájmy ještě odevzdat. Je to férové. Smlouva může být na určitou dobu (třeba na 3 roky – 3 roky vás vyhodit nemohou) nebo doba specifikována není (prostě dokud vás tam chtějí a vy platíte). Připravte se tedy na to, že ten nájem budete muset dát dopředu. Abyste se nerozjeli při vybavování kanceláře, a pak nevěděli, jak to poplatit…

Zjistěte si co nejvíce informací. Zavřete se v kanceláři, zkuste světla, poslouchejte okolní ruch. Doma si pogooglete majitele a najděte si něco o dané lokalitě. Klidně se poptejte i dalších nájemců, jak jsou tam spokojeni. Můžete jít až do extrému a kontaktovat bývalé nájemce s otázkou, proč odešli. Pravdou je, že ukončit to můžete kdykoliv, pokud smlouva neříká něco jiného.

Proč si kancelář pořídit?

Já svůj problém už vyřešil, ale jsou i lidé, kteří žádný řešit nemusí. Práce v kanceláři jim nevyhovuje, ba je pro ně dokonce přítěží. Každý to máme jinak a každému se pracuje lépe jinde. Důležité je, abychom to svoje pohodlí našli. Vlastní kancelář vám přinese:

• více pohodlí, pokud se vám doma pracuje špatně,
• více možností, které doma třeba nemáte,
• více reprezentace (můžete si klienty pozvat přímo do kanceláře, pracovat s kolegy v jedném místnosti a podobně),
• více soukromí (doma jsou stále nějaké rušivé elementy, tady ne),
• více time-managementu (oddělíte si práci od soukromí, doma nemáte potřebné věci pro práci a naopak),
• více pohybu při cestě z a do kanceláře,
• více zkušeností se zařizováním, s lidmi atd.,
• více starostí,
• více zodpovědnosti,
• a mnoho dalšího.

Má to svá pro i proti. Já to zkusil, třeba za rok už v kanceláři nebudu, ale v tuto chvíli je to pro mne nejlepší řešení. Jak jste na tom vy a váš vztah vůči kancelářím? Máte nějakou? Nebo byste ji naopak ani nechtěli?